2 Cách Tạo Mục Lục Trong Word Đúng Chuẩn Sinh Viên Cần Biết

2 Cách Tạo Mục Lục Trong Word Đúng Chuẩn Sinh Viên Cần Biết

Cách tạo mục lục trong word sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính tiện dụng khi thực hiện công việc trên trình biên soạn văn bản, từ đó giúp tài liệu chúng ta hoàn thiện một cách chỉnh chu, chuyên nghiệp hơn.

Vậy hãy cùng Dân ngoại thương tìm hiểu 02 cách tạo mục lục trong Word đúng chuẩn cho sinh viên để giải quyết nhanh gọn vấn đề này nhé!

I. Mục là gì? Tại sao phải tạo mục lục?

Trước khi tìm hiểu về cách tạo mục lục trong word, chúng ta cần biết mục lục là gì và nó có tác dụng gì?

Mục lục là hệ thống các danh mục, đề mục của các loại tài liệu, sách vở, báo chí. Mục lục giúp cho người đọc có thể dễ dàng nắm rõ được nội dung chính của tài liệu, cách các nội dung trong văn bản được sắp xếp và triển khai.

Mục lục giúp các tài liệu in ấn có phong cách chuyên nghiệp hơn và đối với cái tài liệu sách điện tử, người đọc có thể di chuyển nhanh tới mục cần đọc. Nó thực sự có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn tạo văn bản với Microsoft Word.

Bằng cách tạo mục lục trong Word, người xem có thể biết tài liệu của chúng ta sẽ trình bày những thông tin gì ngay từ ở những trang đầu tiên. Mà không cần phải lật từng tờ giấy để coi hết thông tin, rất là hữu ích đối với những tài liệu dài.

Nhận ra tầm quan trọng của mục lục đối với tài liệu. Nội dung tiếp theo dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc các cách tạo mục lục trong word. Cùng theo dõi và chọn cho mình một cách trong mục lục trong word để bỏ túi thực hành theo nhé!

II. Cách tạo mục lục trong Word bằng tay

Một cách để tạo bảng hướng dẫn thường thấy đó là tạo mục lục thủ công. Sau khi soạn toàn bộ văn bản, ta thêm một trang mục lục vào đầu hoặc cuối văn bản.

Tiếp đó, chúng ta thực hiện đánh số trang với công dụng Header and Footer, sau đó thực hiện tìm các tiêu đề ở trang nào thì ghi chú. Cuối cùng tiến hành đặt Tab để tạo mục lục văn bản.

Tuy nhiên khi ta thêm văn bản, chèn các mục mới, hoặc xóa bớt đi, ta sẽ phải thực hiện việc đánh chỉ mục lại từ đầu hoàn toàn thủ công.

Vì thế, Word mang lại cho ta công dụng Table of Contents để định bảng hướng dẫn cách tạo mục lục trong Word một cách tự động.

III. Cách tạo mục lục trong Word tự động

Cách tạo mục lục trong Word tự động vô cùng tiện lợi, khắc phục được những hạn chế của mục lục thủ công. Điểm nổi trội có thể kể đến đó là với cách tạo mục lục trong Word tự động thì khi nội dung và số trang có sự thay đổi, mục lục sẽ tự động cập nhật theo.

1. Cách tạo mục lục tự động trong Word 2007, 2010, 2013, 2016

Hầu hết các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 đều có các bước trong cách tạo mục lục trong Word tự động giống nhau. Dưới dây là một số thủ thuật mà Dân ngoại thương muốn chia sẻ để bạn có thể biết cách tạo mục lục trong Word tự động.

(1) Lựa chọn phần nội dung cần có trong mục lục

Để làm mục lục tự động bạn cần phải xác định rõ những tiêu đề chính và phụ. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:

  • Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents

– Bước 1: Chọn phần nội dung cần có trong mục lục

– Bước 2: Chọn Tab References -> Add Text -> Level (hãy chọn mức level phù hợp nhất)

Những tiêu đề chính nên chọn level 1
Những tiêu đề phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4

  • Cách 2: Sử dụng Heading Styles có sẵn trong tab Home

Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều.

– Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục, đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.

– Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…

Nếu bạn không tìm thấy Style bạn muốn, hãy click vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
Nếu style bạn muốn không xuất hiện, click tiếp vào Save Selection as New Quick Style

(2) Tạo bảng mục lục

– Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục (thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu). Có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.

– Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Tại đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn (Automatic Table) hoặc tự tạo theo ý muốn của mình (Custom Table of contents.)

Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn bạn có thể chọn lên website của Office là Office.com gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn thêm mẫu.

Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader (kiểu dạng khi bấm Tab) và None (không có gì).

Format: Định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo

– Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, trong trường hợp bạn tiến hành thực hiện các chỉnh sửa lên nội dung, hãy cập nhật lại bảng bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung và chọn Update Table…

Một điểm cần lưu ý là phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng Heading 1 là đề mục lớn, Heading 2 là đề mục phụ và tiếp tục như vậy với Heading 3,…

Nếu bạn muốn đưa cả đề mục chính và phụ vào bảng mục lục, bạn phải định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.

(3) Cập nhật bảng mục lục

Sau khi bạn đã chỉnh sửa hoặc hoàn thành văn bản của mình, thông thường sẽ có sự thay đổi về đề mục hoặc số trang của đề mục. Để bảng mục lục luôn chính xác, bạn có thể cập nhật bảng mục lục bằng 2 cách dưới đây:

  • Cách 1: Nhấn chuột phải vào bảng mục lục, chọn Update Field.
  • Cách 2: Chọn tab References, nhấn vào Update Table trong mục Table of Contents. Bạn chọn Update page numbers only để cập nhật số trang của các đề mục hoặc Update entire table để cập nhật cả số trang và các thay đổi về tên đề mục. Nhấn OK để hoàn thành cập nhật mục lục.

2. Hướng dẫn cách làm mục lục trong Word 2003

Với phiên bản word 2003, một phiên bản tương đối cũ, hiện ít được sử dụng đến thì quá trình tạo mục lục lại có chút khác biệt. Bạn có thể tạo mục lục bằng 2 cách: sử dụng khi soạn thảo văn bản và sử dụng tạo mục lục tổng hợp.

  • Cách 1: Sử dụng khi soạn thảo văn bản

Bước 1: Tạo Heading

Lưu ý: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục, sau đó chọn Heading bằng việc nhấn chuột vào Format hoặc sử dụng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3“.

Trong trường hợp bạn muốn lựa chọn style tùy chỉnh hãy thực hiện thao tác chọn Format -> Style and Formatting.

Bước 2: Để mục lục tự hiển thị theo định dạng

Khi đã lập chỉ mục xong, bạn hãy nháy đúp chuột tại trang muốn hiển thị mục lục và truy cập vào trình đơn Insert -> Reference -> Index and Table -> Table of Contents… (lựa chọn) -> OK.

  • Cách 2: Sử dụng để tạo mục lục tổng hợp

Áp dụng với những văn bản có lượng nội dung quá lớn như giáo trình, tài liệu, sách, luận văn, công trình nghiên cứu… Các bước cần thực hiện như sau:

– Bước 1: Vào View -> Outline -> Outline Level -> chọn Level mình muốn

– Bước 2: Chọn văn bản hiển thị dạng Outline đặt chuột tại những tiêu đề bạn muốn hiển thị và thiết lập level cho nó. Phần nội dung của tiêu đề thiết lập Body text.

– Bước 3: Sau khi thiết lập level xong cho các tiêu đề bạn cần tạo ra những menu cho văn bản. Đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word. Vào References → Table of Contents → chọn mẫu bạn muốn.

– Bước 4: Chọn Print layout/ View -> Print Layout để xem thành quả

IV. Lưu ý khi tạo mục lục trong word – Chia sẻ kinh nghiệm

Sau khi bạn đã tạo và xuất mục lục thì mục lục sẽ xuất hiện, tuy nhiên khi đó sẽ có một vài trường hợp mục lục bị lỗi. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và bạn có thể tham khảo và khắc phục.

  • Lời khuyên chung để tránh lỗi tạo mục lục trong Word

Sau khi đã cho hiện mục lục lên, trong quá trình chỉnh sửa bạn có thêm các đề mục vào thì hãy nhớ add level cho chúng (cách đơn giản là chọn các heading 1, heading 2 có sẵn ở góc trên thanh công cụ).

Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục.

Sau mỗi lần thêm nội dung các đề mục, thay vì sửa trên phần mục lục, bạn hãy thực hiện update nhé.

– Update page numbers only: khi bạn chỉ thêm nội dung chứ không thêm đề mục.

– Update entire table: nên chọn mục này để cập nhật một cách triệt để những thay đổi trong mục lục.

  • Lỗi hiện mã code

Để không phải điều chỉnh cho mỗi lần thì bạn hãy giải quyết vấn đề then chốt của nó. Đối với dạng lỗi tạo mục lục trong Word 2010 này, để giải quyết dứt điểm, bạn tiến hành như sau.

Các bạn vào: File > Advanced > Show document content. Sau đó bỏ chọn ở Show field codes instead of their values.

  • Lỗi bị lẫn nội dung trong mục lục

Đối với nguyên nhân 1, cách giải quyết những dòng không mong muốn trên mục lục một cách nhanh nhất là bôi đen và chọn Do not show in tables of contents.

Đối với nguyên nhân 2 (ít gặp hơn), bạn chọn Table of Contents > Remove Table of Contents, sau đó đổi Shift + Enter thành Enter và cuối cùng là Table of Contents > Insert Table of Contents là xong.

  • Mẹo trình bày mục lục đúng chuẩn

Các trang trước phần nội dung chính không đánh số trang bằng số, mà bạn phải đánh dấu trang bằng số la mã như i, ii, iii,…

Các trang còn lại đánh số theo hệ số thông thường 1,2,3,….

Giữa Tiêu đề Mục và số trang trong bảng nội dung luận văn nên có các đường chấm chấm giữa chúng.

Bài viết trên của Dân ngoại thương đã hướng dẫn cách tạo mục lục trong Word với các phiên bản đúng chuẩn cho sinh viên. Mong rằng những giải đáp của chúng tôi sẽ giúp các bạn thực hiện thành công thao tác này.

Và nếu bạn đang quan tâm tới những kỹ năng văn phòng thường gặp thì đừng đừng bỏ lỡ những chia sẻ khác tại chuyên trang của chúng tôi nhé! Và có thể tham khảo KHÓA HỌC THỰC HÀNH TIN HỌC VĂN PHÒNG ngắn hạn tại Trung tâm đào tạo thực hành Lê Ánh.

Trong khóa học này, các bạn sẽ được đội ngũ giảng viên nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ những kiến thức, kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả nhất. Chương trình học sẽ đi từ kiến thức nền tảng đến kiến thức chuyên sâu, học lý thuyết đến đâu thực hành luôn đến đó.

Đồng thời, bạn cũng được giảng viên hỗ trợ xuyên suốt quá trình học. Mọi thắc mắc sẽ được giảng viên hỗ trợ nghiệp vụ cho đến khi thành thạo thì thôi. Hãy đăng ký khóa học tin học văn phòng online ngay để được nhận ưu đãi học phí cực hấp dẫn nữa nhé!

Previous Article
Next Article

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.